Cloud, hybrid oder eigener Server: wie ein KMU den Entscheid sauber herleitet
Die Cloud ist kein Ziel, sondern eine Betriebsform. Welche die richtige ist, lässt sich an sechs Kriterien herleiten, ohne Glaubensfrage. Ein Gastbeitrag der Swiss IT Management AG.
«Alles in die Cloud» und «unsere Daten bleiben im Haus» sind beide keine Strategien. Beides sind Vorannahmen, die den Blick auf die sechs Fragen verdecken, an denen der Entscheid tatsächlich hängt.
Das Wichtigste in Kürze
Für die meisten Schweizer KMU ist die hybride Form die richtige: Mail, Zusammenarbeit und Datensicherung in der Cloud, datenintensive Arbeit und Branchensoftware dort, wo die Daten schnell erreichbar sind.
Der häufigste Rechenfehler: Die Cloud wird mit dem Kaufpreis des Servers verglichen statt mit seinen Vollkosten — und gleichzeitig werden die laufenden Kosten der Cloud über fünf Jahre unterschätzt, weil Datenverkehr und Lizenzstufen fehlen.
Die sechs Kriterien
| Kriterium | Spricht für die Cloud | Spricht für eigene Technik |
|---|---|---|
| Datenmenge und Dateigrösse | Dokumente, Tabellen, Mail — kleine Dateien | Plan-, Bild-, Video- oder Konstruktionsdateien ab 50 MB, mehrmals täglich geöffnet |
| Leitung am Standort | Glasfaser mit gleichwertigem Rückweg | Kupfer, asymmetrische Anbindung, kein zweiter Weg |
| Datenstandort und Geheimnis | keine besonderen Pflichten | Berufsgeheimnis, Vorgaben von Kunden zum Standort Schweiz |
| Branchensoftware | als Dienst des Herstellers verfügbar | läuft nur lokal oder nur mit eigener Datenbank |
| Kostenverlauf | schwankende Zahl Arbeitsplätze, kein Investitionsbudget | stabile Belegschaft, Investition planbar, lange Nutzung |
| Ausstieg | Export dokumentiert, Formate offen | Datenrückgabe teuer oder in geschlossenem Format |
Die Leitung ist das unterschätzte Kriterium
In der Beratung fällt der Entscheid überraschend oft an der Anbindung, nicht an der Technik. Entscheidend ist der Rückweg: Wer Dateien in der Cloud bearbeitet, sendet ständig Daten nach oben. Eine Leitung mit 500 Mbit abwärts und 50 aufwärts fühlt sich beim Surfen schnell an und beim Speichern einer Planungsdatei langsam.
Dazu kommt die Frage nach dem zweiten Weg. Wenn der Betrieb vollständig in der Cloud arbeitet, hält ein Leitungsausfall alles an — Mail, Dateien, Telefonie, Kasse. Mit eigener Technik im Haus bleibt der innere Betrieb bei einem solchen Ausfall arbeitsfähig. Beides lässt sich absichern, aber die Absicherung gehört in die Rechnung, nicht in die Hoffnung.
Rechenbeispiel über fünf Jahre
25 Arbeitsplätze, 2 Terabyte Daten, Schweiz, gerundet. Beide Spalten decken Dateiablage, Mail, Zusammenarbeit und Datensicherung ab.
| Posten | Eigener Server plus Cloud-Mail | Vollständig in der Cloud |
|---|---|---|
| Anschaffung Server, Speicher, Sicherung | CHF 24 000 | — |
| Betrieb, Wartung, Aktualisierungen (5 J.) | CHF 30 000 | enthalten |
| Strom, Raum, Notstrom (5 J.) | CHF 6 500 | — |
| Lizenzen Betriebssystem und Sicherung (5 J.) | CHF 14 000 | — |
| Cloud-Abo je Arbeitsplatz (5 J.) | CHF 33 000 | CHF 72 000 |
| Leitungsausbau | — | CHF 9 000 |
| Ersatz nach 5 Jahren | fällt an | fällt nicht an |
| Summe 5 Jahre | CHF 107 500 | CHF 81 000 |
| Arbeitsfähig bei Leitungsausfall | teilweise ja | nein |
| Aufwand bei Wachstum um 10 Plätze | mittel | gering |
Was die Summen nicht entscheiden
Die Zahlen oben sprechen in diesem Beispiel für die Cloud, und in vielen Betrieben ist das auch so. Sie kippen aber, sobald Dateigrössen ins Spiel kommen: Bei einem Architekturbüro mit grossen Planungsdateien steigt der Leitungsbedarf, die Arbeitsgeschwindigkeit sinkt, und die Rechnung dreht sich.
Sie kippen ebenfalls bei Berufsgeheimnissen. Eine Anwaltskanzlei oder eine Arztpraxis hat zusätzliche Pflichten beim Beizug Dritter, und Kunden verlangen zunehmend den Datenstandort Schweiz schriftlich. Das ist kein technisches, sondern ein vertragliches Kriterium — und es wird in Beratungen regelmässig zu spät geprüft.
Eine nach Modellen geordnete Darstellung, welche Teile eines KMU-Betriebs sich wie verlagern lassen, gibt ein Überblick über Cloud-Modelle mit Bezug auf Schweizer Rechenzentren.
Wie eine Verlagerung ohne Stillstand abläuft
- Messen: Datenmengen, Leitung, Zugriffe
- Trennen: was bleibt, was geht
- Vorlauf: beide Wege parallel betreiben
- Umschalten: am Wochenende, Rückweg bereit
Aus der Praxis: vier Access Points abgebaut
Ein Gewerbebetrieb mit 19 Arbeitsplätzen wollte in die Cloud, weil das Arbeiten im Haus träge war und die Vermutung lautete, der Server sei zu alt.
Die Messung ergab, dass der Server bei neun Prozent Auslastung lief. Träge war das drahtlose Netz: acht Zugangspunkte auf überlappenden Kanälen, die sich gegenseitig störten.
Abgebaut wurden vier davon, der Rest wurde neu auf Kanäle verteilt. Die Verlagerung in die Cloud betraf am Ende nur Mail und Datensicherung. Der Server läuft weiter; Ersatz ist für 2028 eingeplant, wenn der Support des Herstellers endet.
Die Lizenzstufe ist der Posten, der die Rechnung kippt
Cloud-Abos werden fast immer mit der günstigsten Stufe gerechnet, und fast immer wird eine höhere gebraucht. Der Grund sind drei Funktionen, die in der Einstiegsstufe fehlen und in jedem Betrieb ab etwa fünfzehn Arbeitsplätzen verlangt werden: die Verwaltung der Mobilgeräte, erweiterte Schutzfunktionen gegen gefälschte Mails, und die Möglichkeit, Daten nach Regeln aufzubewahren oder zu löschen.
Der Unterschied zwischen den Stufen liegt häufig bei acht bis zwanzig Franken je Arbeitsplatz und Monat. Bei 25 Plätzen über fünf Jahre sind das 12 000 bis 30 000 Franken — mehr als der Anschaffungspreis eines Servers. Deshalb gehört die Frage nach der Stufe in den Vergleich, nicht in die Umsetzung.
Dazu kommen zwei Posten, die in Angeboten selten auftauchen: eine eigene Sicherung der Cloud-Daten und der Datenverkehr beim Herausholen grösserer Datenmengen. Beide fallen erst auf, wenn sie gebraucht werden — die Sicherung beim ersten Löschversehen, der Datenverkehr beim Ausstieg.
Häufige Fragen
Sind Daten in der Cloud sicherer als im eigenen Serverraum?
Gegen Feuer, Wasser, Diebstahl und Hardwareausfall meist ja — ein Rechenzentrum hat Vorkehrungen, die kein KMU nachbaut. Gegen übernommene Konten nicht: Wer das Administratorkonto hat, kommt an alles. Deshalb verschiebt die Cloud den Schwerpunkt von physischer Sicherheit zu Kontensicherheit.
Müssen Schweizer KMU ihre Daten in der Schweiz halten?
Allgemein nein. Das Datenschutzgesetz erlaubt die Bearbeitung im Ausland, wenn ein angemessener Schutz besteht oder vertraglich sichergestellt ist. Strenger wird es bei Berufsgeheimnissen und wenn Kunden den Standort vertraglich vorschreiben — das kommt zunehmend vor.
Was bedeutet hybrid genau?
Ein Teil der Dienste läuft in der Cloud, ein Teil im Haus, mit einer gemeinsamen Anmeldung. Üblich im KMU: Mail, Zusammenarbeit und Datensicherung in der Cloud, Dateiablage und Branchensoftware lokal.
Rechnet sich die Cloud für kleine Betriebe mit fünf Plätzen?
Fast immer ja. Die Vollkosten eigener Technik verteilen sich auf zu wenige Arbeitsplätze, und ein eigener Server für fünf Personen kostet im Betrieb mehr als er einbringt.
Wie lange dauert eine Verlagerung?
Mail und Zusammenarbeit zwei bis sechs Wochen, Dateiablagen je nach Menge zwei bis zehn Wochen mit Vorlauf im Hintergrund, Branchensoftware abhängig vom Hersteller. Der eigentliche Umschaltpunkt liegt an einem Wochenende.
Was passiert bei einem Ausfall des Anbieters?
Grosse Anbieter haben mehrstündige Ausfälle, selten längere. Entscheidend ist, ob der Betrieb währenddessen arbeiten kann: eine lokale Kopie wichtiger Dokumente und ein zweiter Weg für Telefonie kosten wenig und ersparen den Stillstand.
Wie vermeidet man die Abhängigkeit von einem Anbieter?
Vor der Verlagerung prüfen, in welchem Format Daten wieder herauskommen und was der Export kostet. Einmal jährlich eine vollständige Kopie ziehen — das ist gleichzeitig Datensicherung und Ausstiegsnachweis.
Wird die Cloud mit mehr Mitarbeitenden teurer als eigene Technik?
Ab etwa achtzig bis hundert Arbeitsplätzen mit hoher Datenmenge kippt die Rechnung häufig. Darunter ist der Kostenvorteil eigener Technik in der Praxis selten, weil Betrieb und Ersatz unterschätzt werden.
Über den Autor
Dieser Beitrag stammt von der Swiss IT Management AG in Wollerau SZ. Das Unternehmen betreut kleine und mittlere Betriebe in den Bezirken Höfe und March, am Zürichsee und im Raum Zug — vom Service Desk über die Infrastruktur bis zu Projekten rund um künstliche Intelligenz.
Mehr zum Unternehmen: swissitmanagement.com, Wollerau SZ, Telefon +41 44 244 05 42.