Exchange Online: Pläne, Preise und Migrationswege im Überblick

Exchange Online gibt es in drei Varianten: Plan 1 mit 50 GB Postfach, Plan 2 mit 100 GB Postfach und einem automatisch erweiterbaren Archiv bis 1,5 TB, und Kiosk mit 2 GB Postfach (>Microsoft Learn, Limits). Plan 1 kostet laut >microsoft.com/de-de 3,50 €, Plan 2 kostet 6,90 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung zzgl. MwSt. (Stand: Oktober 2026). Für den Umzug von einem eigenen Exchange-Server nennt Microsoft drei Wege (Cutover, Staged, Hybrid), für andere IMAP-fähige Systeme zusätzlich die IMAP-Migration (>Microsoft Learn).

Die Pläne im Vergleich

Die folgende Tabelle fasst die Angaben aus Microsofts >Limits-Seite und der >Service Description zusammen.

Zum Archiv bei Plan 1: Die >Limits-Seite und die >Microsoft-Planseite nennen für Plan 1 ein Archivpostfach mit 50 GB. Die >Service Description führt dagegen die Zeile "Exchange Online Archiving for Exchange Online" bei Plan 1 mit "No" und bei Plan 2 mit "Yes". Microsoft erläutert diesen Widerspruch nicht. Eindeutig ist laut Limits-Seite: Das automatisch erweiterbare Archiv (Auto-Expanding) bis 1,5 TB erhalten nur Benutzer mit Plan 2 oder mit Plan 1 plus Exchange-Online-Archiving-Lizenz. Wer bei Plan 1 auf das Archivpostfach angewiesen ist, sollte die Verfügbarkeit im eigenen Tenant prüfen.

Drei Punkte aus den Fußnoten sind in der Praxis wichtig:

• Nachrichtengröße: Standardmäßig liegt die maximale Nachrichtengröße laut >Limits-Seite bei 35 MB beim Senden und 36 MB beim Empfangen; Administratoren können ein eigenes Limit zwischen 1 MB und 150 MB festlegen. Die 150 MB gelten für Nachrichten zwischen Benutzern innerhalb der Microsoft-Rechenzentren. Wird die Nachricht nach außen geroutet, kommt ein Aufschlag von 33 % durch die Kodierung hinzu, sodass die Obergrenze bei 112 MB liegt (>Microsoft Learn).
• Versandlimit: Das Limit von 10.000 Empfängern gilt je Postfach über 24 Stunden gleitend. Danach ist kein Versand mehr möglich, bis die Zahl der Empfänger der letzten 24 Stunden wieder unter dem Limit liegt. Je Nachricht sind laut Microsoft maximal 1.000 Empfänger erlaubt.
• Outlook-Desktop-App: Wer Outlook für Windows oder Mac mit einem Exchange-Online-Plan nutzen will, braucht laut >Service Description zusätzlich eine Lizenz mit Rechten an den Microsoft-365-Desktop-Apps.

Exchange ist außerdem in den Plänen Business Basic, Standard und Premium enthalten (>Microsoft-Planvergleich). Wie sich diese unterscheiden, zeigt unser Vergleich Business Premium vs. Standard.

Preise in EUR und CHF

Stand: 26. Oktober 2026. Alle Preise gelten je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung) zzgl. MwSt.

Quellen: >microsoft.com/de-de und >microsoft.com/de-ch. Für Exchange Online Kiosk haben wir auf diesen Seiten keinen Preis gefunden und nennen deshalb keinen. Ein abweichender Preis bei monatlicher Abrechnung wird dort ebenfalls nicht ausgewiesen.

Migrationswege nach Exchange Online

Microsoft nennt in der >Migrationsübersicht drei Wege für Exchange Server und die IMAP-Migration für andere Systeme:

Cutover

Beim Cutover werden alle Postfächer in einem Zug verschoben. Laut >Microsoft Learn lassen sich höchstens 2.000 Postfächer so migrieren, empfohlen sind wegen der Dauer 150 oder weniger. Voraussetzungen sind unter anderem ein konfiguriertes Outlook Anywhere, ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle und ein aktivierter MRSProxy auf dem lokalen Exchange Server.

Staged

Die gestaffelte Migration kommt laut Microsoft bei Exchange 2003 oder 2007 mit mehr als 2.000 Postfächern in Frage.

Hybrid

Die Hybrid-Migration erhält lokale und Online-Postfächer nebeneinander und verschiebt Benutzer schrittweise. Microsoft empfiehlt sie unter anderem bei Exchange 2013 oder neuer und wenn Postfächer in kleinen Gruppen über einen längeren Zeitraum umziehen sollen (>Microsoft Learn).

IMAP

Mit IMAP-Migration lassen sich laut >Microsoft Learn E-Mails von Gmail, Exchange, Outlook.com und anderen IMAP-fähigen Systemen übernehmen. Übertragen werden nur die Elemente im Posteingang und in anderen E-Mail-Ordnern; Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben lassen sich per IMAP nicht migrieren. Die Postfächer in Microsoft 365 müssen vorher angelegt werden, und nach Abschluss der Migration an die alte Adresse gesendete E-Mails werden nicht mehr übernommen.

Warum jetzt: Exchange Server 2016 und 2019 sind aus dem Support

Der Support für Exchange Server 2016 und 2019 endete am 14. Oktober 2025. Seitdem bietet Microsoft laut >Microsoft Learn keinen technischen Support, keine Fehlerbehebungen, keine Sicherheitsfixes und keine Zeitzonen-Updates mehr. Die Installation läuft zwar weiter, Microsoft empfiehlt aber ausdrücklich, so schnell wie möglich zu migrieren. Dieselbe Seite nennt zwei Wege: die Migration zu Microsoft 365 per Cutover, Minimal Hybrid oder Full Hybrid, oder ein Upgrade der lokalen Server auf Exchange Server Subscription Edition (SE). Die Microsoft-Lifecycle-Ankündigung führt Exchange Server 2016 und 2019 zusammen mit Windows 10 unter den >Produkten, die am 14. Oktober 2025 aus dem Support liefen. Zum Windows-Teil lesen Sie Windows 10: Supportende und ESU.

Vor jeder Migration gehört eine Sicherung der Postfächer dazu. Wie eine solide Datensicherung aufgebaut ist, beschreibt die 3-2-1-Regel.

Weitere Limits, die im Alltag auffallen

Neben der Postfachgröße nennt Microsoft auf der >Limits-Seite weitere Grenzen, die bei der Planung eine Rolle spielen:

• Gemeinsame Postfächer (Shared Mailboxes): 50 GB bei Plan 1, 100 GB bei Plan 2 und 50 GB bei Kiosk.
• Ressourcenpostfächer (zum Beispiel Besprechungsräume): 50 GB bei Plan 1 und Kiosk, 100 GB bei Plan 2.
• Gruppenpostfächer: in allen Plänen 50 GB.
• Versandtempo: höchstens 30 Nachrichten pro Minute je Postfach.
• Anhänge: höchstens 250 Dateianhänge je Nachricht.
• Domain onmicrosoft.com: Ausgehende E-Mails von diesen Domains sind auf 100 externe Empfänger je Organisation innerhalb von 24 Stunden begrenzt. Wer Massenversand oder Tests über die Standarddomain plant, stößt hier schnell an die Grenze.

Zum Vergleich nennt dieselbe Tabelle für Exchange Server 2 GB je Benutzerpostfach und 100 GB je Archivpostfach; das sind laut Fußnote Standardwerte, die Administratoren ändern können, eine Obergrenze für lokale Postfächer gibt es nicht.

Welcher Plan für wen

Die Wahl folgt aus den belegten Unterschieden:

• Kiosk passt nur für Zugänge, die mit 2 GB auskommen, kein Archivpostfach benötigen und nicht mit dem Outlook-Desktop-Client arbeiten. IMAP ist nicht verfügbar, POP schon.
• Plan 1 bietet 50 GB Postfach und 50 GB Archiv, aber kein Litigation Hold, keine Data Loss Prevention und keine inaktiven Postfächer.
• Plan 2 ist die Wahl, wenn Litigation Hold, In-Place Hold, Data Loss Prevention oder inaktive Postfächer gebraucht werden, denn diese Funktionen führt Microsoft nur für Plan 2 mit "Ja" auf.

Vor der Migration klären

1. Welche Exchange-Version läuft heute, und wie viele Postfächer sind zu übernehmen? Davon hängt der Migrationsweg ab.
2. Soll es einen Parallelbetrieb geben (Hybrid) oder einen Umzug in einem Zug (Cutover)?
3. Sind Outlook Anywhere, Zertifikat und MRSProxy vorhanden, falls Cutover gewählt wird?
4. Welche Postfächer brauchen ein Archiv über 50 GB oder eine Aufbewahrungsfunktion wie Litigation Hold, also Plan 2?
5. Gibt es eine aktuelle Sicherung der Postfächer?

Wenn Sie Unterstützung möchten

Wir erfassen Anfragen als Ticket, schätzen den Aufwand vor der Beauftragung ein und rechnen erst nach Abnahme ab; mehr zu unserer Microsoft-365-Migration. Die Bitblade Solutions UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Lauchringen betreut remote deutschlandweit, Kunden in der Schweiz betreut Bitblade Schweiz – Sobiera, ein eigenständiges Einzelunternehmen mit Sitz in Rafz (Leistungen Schweiz). Sie erreichen uns über den Kontakt.

Häufige Fragen

Wie groß ist das Postfach bei Exchange Online?

Laut >Microsoft 50 GB bei Plan 1, 100 GB bei Plan 2 und 2 GB bei Kiosk. Das Archivpostfach hat laut Limits-Seite bei Plan 1 50 GB; ein automatisch erweiterbares Archiv (Auto-Expanding) bis 1,5 TB gibt es nur mit Plan 2 oder mit Plan 1 plus Exchange-Online-Archiving-Add-on. Bei Kiosk ist kein Archiv enthalten.

Was kostet Exchange Online?

Stand Oktober 2026 laut Microsoft: Plan 1 kostet 3,50 € (>de-de) bzw. CHF 3.20 (>de-ch), Plan 2 kostet 6,90 € bzw. CHF 6.50, jeweils je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung zzgl. MwSt.

Wie viele Postfächer kann man per Cutover-Migration umziehen?

Laut >Microsoft bis zu 2.000. Wegen der Dauer empfiehlt Microsoft, höchstens 150 Postfächer per Cutover zu migrieren.

Wann endete der Support für Exchange Server 2016 und 2019?

Am 14. Oktober 2025. Seitdem gibt es laut >Microsoft keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr für diese Versionen.

Quellen

1. >Exchange Online limits (Microsoft Learn), abgerufen am 26.10.2026
2. >Exchange Online service description (Microsoft Learn), abgerufen am 26.10.2026
3. >Exchange Online Pläne vergleichen (microsoft.com/de-de), abgerufen am 26.10.2026
4. >Exchange Online Pläne vergleichen (microsoft.com/de-ch), abgerufen am 26.10.2026
5. >Alle Microsoft 365 Business-Produkte im Vergleich (microsoft.com/de-de), abgerufen am 26.10.2026
6. >Mailbox migration to Microsoft 365 (Microsoft Learn), abgerufen am 26.10.2026
7. >Cutover Exchange migration (Microsoft Learn), abgerufen am 26.10.2026
8. >Exchange Server 2019 and 2016 End of Support Roadmap (Microsoft Learn), abgerufen am 26.10.2026
9. >Products reaching End of Support on October 14, 2025 (Microsoft Lifecycle), abgerufen am 26.10.2026